Doppelbuchungen in Ihrer Ferienunterkunft vermeiden

Eine Doppelbuchung stellt für einen Gastgeber eine der kompliziertesten und unangenehmsten Situationen dar. Dies geschieht, wenn zwei Gäste dieselbe Unterkunft für dieselben Daten buchen, natürlich über zwei verschiedene Plattformen. Dies kann zu negativen Bewertungen und Schadenersatzforderungen führen, mit schlechten Auswirkungen sowohl auf den Ruf als auch auf die wirtschaftliche Lage. Das Vermeiden dieser Probleme bei der Buchung von Kurzzeitmieten ist gar nicht so schwierig. Es genügt, einige Vorkehrungen zu treffen. Lassen Sie uns gemeinsam untersuchen, wie Sie Doppelbuchungen verhindern können.

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Warum kommt es zu Überbuchungen?

Doppelbuchungen bei Ferienunterkünften treten auf, wenn Sie mehrere Plattformen nutzen, um die Chancen auf Gäste zu erhöhen. Wenn Sie die Anzeige auf mehr als einem Ferienvermietungsportal einstellen, kann es vorkommen, dass innerhalb weniger Minuten zwei Nutzer dasselbe Apartment buchen, z. B. ein Gast über Booking und einer über Holidu, ohne Ihnen die Zeit zu geben, den Kalender manuell zu aktualisieren. Ein weiterer Faktor, der zu einer Überbuchung führen kann, ist die Nutzung einer eigenen Ferienvermietungs-Website: Auch in diesem Fall kann eine Verzögerung bei der Aktualisierung dazu führen, dass eine überzählige Buchung eingeht, die für den Gastgeber nicht zu verwalten ist.

Überbuchung: Wie kann ich mein Ferienhaus bedenkenlos vermieten?

Ihnen stehen verschiedene nützliche Tools zur Verfügung, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Hier sind die gängigsten und effektivsten.

Sofortige Benachrichtigungen aktivieren

Wenn Sie die sofortige Benachrichtigung über eine Buchung auf Ihrem Smartphone und per E-Mail erhalten, können Sie umgehend handeln, um die Verfügbarkeit auf anderen Kanälen zu deaktivieren. Es ist immer ratsam, alle Apps der von Ihnen genutzten Plattformen zur Bewerbung einer Ferienunterkunft auf dem Handy zu installieren und Pop-up-Benachrichtigungen zu aktivieren: Da das Smartphone in der Regel griffbereit ist, ist dies das beste System, um ständig auf dem Laufenden zu bleiben und die Verwaltung von Ferienunterkunfts-Buchungen zu verbessern. Es wird jedoch davon abgeraten, die Kalender manuell zu aktualisieren. Diese Methode ist nicht nur veraltet, sondern auch sehr riskant. Eine kleine Unachtsamkeit oder ein Moment der Abwesenheit, wie z. B. bei anderen beruflichen Aktivitäten, beim Autofahren oder beim Sport, würde Sie der Gefahr von Doppelbuchungen aussetzen. Darüber hinaus garantiert die manuelle Aktualisierung keine wirklich sofortige Synchronisation, selbst bei größter Pünktlichkeit, und ist nicht mit dem Empfang von Last-Minute-Buchungen kompatibel.

Sofortbuchung deaktivieren

Die Sofortbuchung ist eine sehr bequeme Option für Gastgeber, da sie es ermöglicht, Buchungen zu erhalten, ohne diese genehmigen zu müssen. Der Gast schließt somit den gesamten Prozess selbstständig ab, ohne dass Ihre Bestätigung erforderlich ist. Dies ist ein häufig verwendeter Filter für Last-Minute-Bucher und verbessert die Sichtbarkeit Ihrer Anzeige auf der Vermietungsplattform. Wenn Sie jedoch Sofortbestätigungen auf allen Plattformen aktivieren, riskieren Sie stark eine Überbuchung. Um einen guten Kompromiss zu finden, können Sie die Funktion auf nur einer OTA aktivieren und die persönliche Genehmigung für alle anderen Agenturen, auf denen Sie die Anzeige eingestellt haben, festlegen.

Holidu, Airbnb und Booking: Wie Sie Doppelbuchungen durch Kalendersynchronisation vermeiden

Das professionellste, sicherste und bequemste System zum Vermieten einer Ferienwohnung auf mehreren Plattformen und Ihrer eigenen Website ist die automatische Synchronisation der Kalender. Hierfür stehen Ihnen zwei verschiedene Optionen zur Verfügung:

• iCal: Dies ist ein Dateiformat, das genau zur Synchronisation von Mietkalendern dient. Es ist zweifellos ein wirksames System, um Doppelbuchungen von Booking und anderen Portalen zu vermeiden, da es automatisch Aktualisierungen zwischen den verschiedenen OTAs vornimmt. Darüber hinaus ist iCal kostenlos. Das System hat jedoch Grenzen. So erfolgt die Aktualisierung beispielsweise nicht in Echtzeit, sondern benötigt einige Minuten zur Fertigstellung. Dies setzt, wenn auch begrenzt, der Gefahr aus, mehrere Buchungen für dieselbe Unterkunft zu erhalten. Außerdem bietet iCal keinen zentralisierten Überblick über die Plattformen, und das einzige synchronisierte Datum ist das Kalenderdatum, wodurch Preise und Stornierungsbedingungen ausgeschlossen sind. iCal ist eine gute Ressource, wenn Sie nur eine Ferienwohnung verwalten, weniger geeignet für Profis, die mehrere Objekte betreuen. 
• Channel Manager: Dies sind echte Softwares, die speziell für die Verwaltung von Ferienunterkunfts-Buchungen entwickelt wurden und mit allen Buchungsplattformen sowie Websites kompatibel sind. Channel Manager bieten verschiedene Funktionen, darunter die Echtzeit-Synchronisation der Kalender, die, da sie sofort erfolgt, jede Möglichkeit einer Überbuchung eliminiert. Ein weiterer Vorteil von Channel Managern ist die Kontrolle aller Ferienhäuser über eine einzige Plattform: Dies ermöglicht eine einfachere Verwaltung von Preisen, eingehenden Nachrichten und Stornierungsbedingungen sowie von Bewertungen. Angesichts dieser Vorteile handelt es sich um unverzichtbare Software, wenn Sie mehrere Ferienhäuser verwalten und eine vereinfachte Kontrolle über jeden Aspekt Ihrer Tätigkeit wünschen. Im Gegenzug erfordern Channel Manager ein Abonnement und eine anfängliche Einarbeitung in das System, beginnend mit der Eingabe der verschiedenen Plattformen.

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Ständige Liebe zum Detail

Auch wenn Sie die besten Vorkehrungen getroffen haben, um Überbuchungen zu vermeiden, indem Sie automatisierte Systeme nutzen und Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone aktivieren, denken Sie daran, jedes Detail perfekt zu pflegen:

• Pflegen Sie eine tadellose Kommunikation mit Ihren Gästen. Wenn Sie eine Buchung erhalten, senden Sie eine Bestätigung, in der Sie die verschiedenen Details wie Check-in- und Check-out-Daten und -Zeiten zusammenfassen.
• Nutzen Sie automatische Erinnerungen, um sich an das Versenden der wichtigsten Anweisungen wenige Tage vor dem Check-in zu erinnern.
• Behalten Sie die Kalender stets im Auge: Möglicherweise haben Sie aus anderen Gründen, wie z. B. Arbeiten an der Immobilie oder Termine, die Ihnen das persönliche Check-in unmöglich machen, keine Verfügbarkeit.

Umgang mit Überbuchungen

Im Falle einer Doppelbuchung müssen Sie bereit und vernünftig handeln, um die Unannehmlichkeiten bestmöglich zu lösen und sich vor negativen Bewertungen zu schützen, die Ihren Ruf und die Sichtbarkeit Ihrer Anzeige in den Suchergebnissen der Vermietungsagentur maßgeblich beeinflussen könnten. Hier sind die profitabelsten Strategien, die bei einer Überbuchung angewendet werden sollten:

• Finden Sie die jüngste Buchung, da dies diejenige ist, die Sie stornieren müssen.
• Kontaktieren Sie umgehend den Kunden, der nicht untergebracht werden kann, entschuldigen Sie sich für die entstandenen Unannehmlichkeiten und erklären Sie die Gründe für das Problem.
• Versuchen Sie, eine Lösung für das Missgeschick zu finden: Wenn Sie ein anderes Apartment zur Verfügung haben, machen Sie es schnell frei, oder bieten Sie an, persönlich eine ähnliche Unterkunft zu finden. Die Aufmerksamkeit gegenüber dem Gast reduziert das Risiko, eine negative Bewertung oder eine Schadenersatzforderung zu erhalten.
• Erstatten Sie den erhaltenen Betrag schnell zurück: Dies ist ein Zeichen Ihres guten Glaubens.
• Denken Sie an eine Entschädigung, wie z. B. einen Geschenkgutschein für eine spätere Buchung.

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