Die besten Tools für die Gästekommunikation im Überblick 2026

August 2026

Eine professionell ablaufende Gästekommunikation ist das Rückgrat einer erfolgreichen Ferienwohnungsvermietung. Diese Interaktion prägt das Erlebnis des Gastes entscheidend, beeinflusst die Bewertungen maßgeblich und fördert Wiederholungsbuchungen. Der manuelle Austausch von Nachrichten erweist sich jedoch schnell als zeitaufwendig und fehleranfällig, insbesondere wenn mehrere Buchungsplattformen beteiligt sind. Hier setzen spezialisierte Softwarelösungen an, die den Prozess effizienter gestalten.

Dieser Vergleich beschreibt die führenden Werkzeuge für die Gästekommunikation in der Ferienwohnung. Er stellt dedizierte Kommunikationsplattformen neben umfassende Ferienwohnungs-Managementsysteme (PMS), die durch ihre starken Kommunikationsfunktionen bekannt sind. Das Ziel ist es, Gastgebern eine fundierte Entscheidungshilfe zu bieten, welches Werkzeug am besten zu ihren individuellen Anforderungen passt.

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Duve: Die Gasterlebnis-Plattform

Duve positioniert sich als eine spezialisierte Plattform für das Gasterlebnis. Es ist kein vollständiges PMS, sondern eine Software-Ebene, die sich über bestehende Systeme legt und sich dort nahtlos mit Property-Management-Systemen und Channel-Managern verknüpft. Der Fokus liegt klar auf der Kommunikation vor und während des Aufenthalts.

Die Einrichtung erfolgt durch die Anbindung an das vorhandene PMS. Duve importiert Buchungsdaten und startet daraufhin automatisierte Nachrichten, die zuvor eingegeben und angepasst werden, etwa um automatische Nachrichten für Airbnb einzurichten, sobald ein Channel-Manager angebunden ist. Zu den Kernfunktionen gehören ein detailliertes digitales Formular zur Erfassung von Gästedaten vor der Ankunft, ein zentraler Posteingang für E-Mail, SMS und WhatsApp sowie KI-gestützte Funktionen, die Routineanfragen automatisch beantworten. Ein wesentlicher Bestandteil des Systems sind eine digitale Gästemappe und Möglichkeiten im Upsell-Bereich, Zusatzleistungen an die Gäste zu verkaufen wie den späten Check-out, Fahrradverleih, Brötchendienst oder lokale Touren.

Die Preisgestaltung ist in Stufen aufgebaut, wobei die Basisfunktionen durch erweiterte Kommunikations- und Upselling-Module ergänzt werden können, die zusätzliche Kosten verursachen. Duve richtet sich an Gastgeber und Hoteliers, die ihre bestehende technische Infrastruktur um eine dedizierte Ebene für das Gasterlebnis erweitern möchten, ohne ihr Kernsystem zu ersetzen.

• Vorteile: Starke Fokussierung auf das Gasterlebnis, umfangreiche Upselling-Möglichkeiten, hochwertige digitale Gästemappe.
• Nachteile: Kann für Gastgeber, die eine All-in-One-Lösung suchen, zu komplex sein; die Kosten summieren sich mit zusätzlichen Modulen.

Guesty: Das umfassende Managementsystem

Guesty ist eine umfassende Software für die Ferienwohnung, ein Property Management System (PMS), das für professionelle Vermieter und größere Portfolios konzipiert ist. Die Gästekommunikation ist hier eine von vielen integrierten Funktionen.

Ein zentrales Merkmal ist die „Unified Inbox”, ein spezieller Posteingang, der Nachrichten von allen angebundenen Buchungsplattformen wie Airbnb, Vrbo und Booking.com sammelt und übersichtlich darstellt. Gastgeber können automatische Nachrichten für die Ferienwohnung mithilfe von Vorlagen einrichten, für jede einzelne Station einer jeden Buchungsprozedur.

Die Preise von Guesty liegen im gehobenen Segment. Der „Lite”-Plan für 1 bis 3 Inserate startet laut Guestys eigener Preisseite bei 9 US-Dollar pro Inserat und Monat. Für den „Pro”-Plan, der sich an Portfolios mit 4 bis 199 Inseraten richtet, veröffentlicht Guesty keine Preise – Interessenten erhalten ein individuelles Angebot. Dies positioniert Guesty klar als Werkzeug für professionelle Agenturen, Ferienhaussiedlungen, Ferienparks und Hotels oder Apartmenthäuser, die eine skalierbare Komplettlösung suchen. 

• Vorteile: All-in-One-Plattform mit tiefen Integrationen, starker Unified Inbox, skalierbar für große Portfolios.
• Nachteile: Hoher Preis und Komplexität, was für kleinere Gastgeber oft überdimensioniert ist; weniger Flexibilität als bei dedizierten Kommunikationstools.

Hospitable: Der Automatisierungsspezialist

Hospitable, ehemals als Smartbnb bekannt, begann als ein auf automatische Nachrichten auf Airbnb fokussiertes Werkzeug und hat sich seither zu einer umfassenden Plattform entwickelt, um Airbnb zu automatisieren. Der Schwerpunkt liegt nach wie vor stark auf der Gästekommunikation für Ferienwohnungen.

Nach der Anbindung der Buchungskanäle können Gastgeber detaillierte Nachrichtenvorlagen für die Ferienwohnung erstellen, die durch Ereignisse wie eine Buchungsbestätigung sowie die An- oder Abreise ausgelöst werden. Eine der Stärken von Hospitable ist die KI, die darauf trainiert ist, einen Großteil der wiederkehrenden Gästeanfragen eigenständig zu beantworten. Das System zentralisiert Nachrichten in einem Posteingang und automatisiert auch die Verwaltung von Bewertungen. Es unterstützt die wichtigsten Portale wie Airbnb, Vrbo und Booking.com.

Die Preisgestaltung ist transparent und pro Inserat gestaffelt, was es auch für einzelne Vermieter zugänglich macht. Die Pläne beginnen bei einem kostenlosen „Essentials”-Paket mit begrenzten Funktionen und reichen bis zu Tarifen für größere Portfolios. Hospitable eignet sich hervorragend für Gastgeber mit bis zu 50 Objekten, deren Hauptziel die Automatisierung der Kommunikation und die Zeitersparnis ist.

• Vorteile: Exzellente KI-gestützte Nachrichtenautomatisierung, benutzerfreundliche Oberfläche, faires Preismodell für kleinere bis mittlere Portfolios.
• Nachteile: Weniger tiefgreifende PMS-Funktionen als Guesty, die Finanz- und Berichtsfunktionen sind für große Agenturen eventuell nicht ausreichend.

Holidu: Integrierte Lösung mit persönlicher Betreuung

Holidu positioniert sich als ein umfassendes Managementsystem für Ferienwohnungen. Teil des Softwarepaketes ist ein ausgereiftes, professionelles Kommunikationssystem, das zudem direkt mit Werkzeugen aus den Bereichen Verwaltung und Marketing interaktiv verbunden ist. Das Holidu-System ist als eine All-in-One-Lösung konzipiert, die sich insbesondere an diejenigen Gastgeber richtet, die eine Mischung aus fortschrittlicher Technologie und persönlicher Unterstützung bevorzugen.

Alle Kommunikationsfunktionen sind tief in die Plattform integriert. Herzstück ist ein zentraler Posteingang, der Nachrichten von allen wichtigen Buchungskanälen wie Airbnb, Booking.com und Vrbo in einer komfortablen Übersicht präsentiert. Hierdurch sind Gastgeber in der Lage, die gesamte Konversation mit ihren Gästen von einem Ort aus zu pflegen. Die Plattform bietet obendrein die Möglichkeit, automatische Nachrichten für die Ferienwohnungen und alle Belange der Vermietung zu versenden. Gastgeber können mithilfe von Vorlagen und Auslösern ein komplettes Nachrichtenpaket erstellen, zum Beispiel eine Nachrichtenvorlage für Airbnb, von der Buchungsbestätigung über Informationen vor der Anreise bis hin zur Verabschiedung nach dem Check-out.

Ein weiteres Merkmal ist der Online-Check-in. Dieser Prozess erfasst nicht nur die für den Meldeschein erforderlichen Gästedaten digital, sondern kann auch für die Erhebung von Kautionen und die Unterzeichnung von Mietverträgen genutzt werden. Holidu richtet sich an Gastgeber jeder Größe, die eine einfach zu bedienende und dennoch leistungsstarke Gästekommunikation Software für die Ferienwohnung suchen und gleichzeitig von einer umfassenden Verwaltungsplattform profitieren möchten. Außerdem bietet Holidu die persönliche Betreuung durch seine Berater-Teams und zusätzlich durch den Online-Support, was im Bereich der Plattformen für die Vermietung von Ferienunterkünften einmalig ist.

• Vorteile: Vollständig integrierte All-in-One-Lösung, zentraler Posteingang über alle Kanäle, digitaler Online-Check-in zur Vereinfachung administrativer Aufgaben.
• Nachteile: Als Komplettsystem weniger geeignet für Gastgeber, die nur eine isolierte Kommunikationsfunktion zur Ergänzung eines bestehenden Systems suchen.

Breezeway: Fokus auf den operativen Betrieb

Breezeway ist in erster Linie eine Plattform für den operativen Betrieb und die Instandhaltung von Ferienimmobilien. Die Gästekommunikation ist hier ein Teil eines größeren Ganzen, das sich auf Reinigung, Wartung und Inspektionen konzentriert.

Die Plattform verbindet die Kommunikation direkt mit betrieblichen Abläufen. So kann ein Gast eine Anfrage stellen, die automatisch in eine Aufgabe für das Wartungsteam umgewandelt wird. Breezeway bietet zwar ebenfalls Funktionen für automatisierte Nachrichten, der Schwerpunkt liegt jedoch darauf, die Kommunikation im Kontext von Service- und Instandhaltungsarbeiten zu verwalten. Das System integriert sich mit den meisten großen PMS-Plattformen, um Buchungsdaten zu synchronisieren.

Für die erste Immobilie bietet Breezeway einen kostenlosen Einstieg in die Operations-Plattform. Darüber hinaus startet der „Host Essentials”-Plan laut Breezeways eigener Preisseite bei 19,99 US-Dollar pro Objekt und Monat; Gästekommunikation, digitale Gästemappe und der 24/7-Assist-Service sind kostenpflichtige Zusatzmodule. Für Portfolios ab 5 Objekten erstellt Breezeway ein individuelles Angebot. Breezeway ist ideal für Vermieter und Agenturen, die ihre Kommunikation und betriebliche Prozesse wie Reinigung und Wartung professionalisieren und in nur einer Plattform bündeln wollen. 

• Vorteile: Sehr gute Ankopplung der Kommunikation mit den operativen Aufgaben. Es gibt für Arbeitsgruppen detaillierte Checklisten und Planungstools.
• Nachteile: Die reinen Funktionen zur Kommunikation sind weniger ausgebaut als bei spezialisierten Tools, außerdem ist die Software für einen einzelnen Vermieter sehr umfangreich und arbeitsintensiv.

TouchStay: Das digitale Willkommensbuch

TouchStay ist keine Plattform zur Automatisierung von Nachrichten, sondern eine spezialisierte Lösung zur Erstellung eines digitalen Gästebuchs für die Ferienwohnung. Es ist wichtig, diesen Unterschied zu verstehen.

Anstatt automatische Nachrichten für Airbnb einzurichten, erstellen Gastgeber mit TouchStay eine umfassende digitale Gästemappe. Diese enthält alle relevanten Informationen wie Hausregeln, Anleitungen für den Check-in, WLAN-Passwörter sowie lokale Empfehlungen und Reisetipps. Der Gast erhält vor seiner Ankunft einen Link und kann jederzeit über sein Smartphone auf die Informationen zugreifen, ohne eine App herunterladen zu müssen. Das entlastet den Gastgeber, da viele Fragen bereits im Vorfeld geklärt werden.

TouchStay veröffentlicht keine festen Preise, sondern bietet auf der eigenen Website einen Preisrechner an, der die Kosten anhand von Objektanzahl und Unterkunftsart individuell berechnet. TouchStay ist eine ausgezeichnete Ergänzung für jeden Gastgeber, ersetzt aber kein vollwertiges Kommunikationstool, das den Nachrichtenaustausch über die Buchungsplattformen automatisiert. Es ist ein System, um Information für Gäste bereitzustellen. Es ist ausdrücklich kein Kommunikationsmanagement. 

• Vorteile: Reduziert wiederkehrende Fragen erheblich, professionelle und ansprechende Darstellung von Informationen, einfach für Gäste zu nutzen.
• Nachteile: Kein Werkzeug für die Zwei-Wege-Kommunikation oder die Automatisierung von Nachrichten, funktioniert am besten in Kombination mit einem anderen Tool.

Fazit: Das passende Werkzeug für jeden Bedarf

Die Wahl der richtigen Software für die Gästekommunikation in der Ferienwohnung hängt maßgeblich von der individuellen Situation des Gastgebers ab. Es gibt keine universell optimale Lösung.

• Für Gastgeber, die eine zusätzliche Ebene zur Optimierung des Gästeerlebnisses und für Upselling über ihr bestehendes PMS legen möchten, sind dedizierte Tools wie Duve eine gute Wahl.
• Wer vor allem die wiederkehrende Tipparbeit bei der Beantwortung von Nachrichten leid ist und eine intelligente Automatisierung sucht, findet mit Hospitable eine gute Lösung.
• Große Agenturen mit komplexen Anforderungen und dem Bedarf an einer skalierbaren All-in-One-Lösung werden eher zu einer umfassenden Plattform wie Guesty oder Holidu tendieren.
• Stehen die Optimierung von Reinigung und Wartung im Vordergrund, bietet Breezeway eine einzigartige Verbindung von operativen Abläufen und der Kommunikation mit den Gästen.
• Um Gäste mit allen notwendigen Informationen zu versorgen und häufige Fragen zu reduzieren, ist ein digitales Willkommensbuch wie TouchStay eine brauchbare Ergänzung für Gastgeber.

Letztendlich sollten Sie Ihre Prioritäten klar definieren. Geht es primär um Zeitersparnis, Umsatzsteigerung, betriebliche Effizienz oder eine Kombination aus allem? Ihre Antwort wird Sie zum richtigen Werkzeug führen!

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