Wichtiger Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Expansion. Es ist möglich, dass sie in einigen Ländern noch nicht verfügbar ist. Wenn Sie Ihre Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion ist ein automatisiertes System, das es Ihnen ermöglicht, die erforderlichen Gästedaten bei den zuständigen lokalen Behörden einzureichen. Nach der Buchung erhalten Ihre Gäste ein sicheres Onlineformular, in dem sie ihre persönlichen Daten und Dokumente hochladen können. Holidu verwaltet dann die Datenerfassung und Übermittlung vollautomatisch.

Warum müssen Sie das tun?

In vielen Ländern wie Spanien, Italien, Portugal und Deutschland sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, alle Gästedaten kurz nach dem Check-in bei den lokalen Behörden zu registrieren. Diese Vorschrift gewährleistet Sicherheit, Nachverfolgbarkeit und Einhaltung der geltenden Gesetze. Die Nichtbeachtung dieser Regeln kann zu Geldstrafen oder Bußgeldern führen. Deshalb ist es entscheidend, ein zuverlässiges System zu haben.

Wie profitieren Sie von der automatischen Übermittlung?

Die Online-Check-in-Funktion automatisiert diesen Prozess, indem Ihre Gäste ein Formular ausfüllen, in dem sie ihre erforderlichen Daten angeben. Nach der Konfiguration kümmert sich Holidu um die Datenerfassung und Übermittlung – kein manueller Eintrag mehr in behördliche Systeme nötig.

Ihre Hauptvorteile:

• Rechtliche Compliance mit minimalem Aufwand
• Automatische Übermittlung von Gästedaten an die zuständige Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit herunterladen können
• Automatische Erinnerungen und Gästkommunikation
• Vollständig kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere und datenschutzkonforme Handhabung sensibler Gästedaten

Wie richten Sie die Funktion ein?

Bevor Sie die Funktion in Ihrem Holidu-Konto aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal, Deutschland und arbeiten daran, Italien in Kürze hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos herstellen
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza herstellen
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA herstellen
Deutschland	AVS	Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web (derzeit pausiert)	Online-Check-in-Funktion in Italien | Statistische Meldung in Italien

Nach Erhalt Ihrer Anmeldedaten folgen Sie diesem Artikel, um die Online-Check-in-Funktion einzurichten.

Wie funktioniert es für die Gäste?

Nach abgeschlossener Einrichtung läuft der Prozess wie folgt ab:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder eine Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt die Daten für alle Reisenden aus, einschließlich des Hochladens von Dokumenten (Pass oder Personalausweis). Dieser Vorgang muss für alle Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher eingereicht und im System gespeichert.
4. Falls ein Gast das Formular nicht ausfüllt, erhält er automatische Erinnerungen. Falls Ihre Gäste nicht mitarbeiten, können Sie die Daten immer selbst für sie ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gästedaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie laden Sie Ihr Gästebuch herunter?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details"

1. Finden Sie im oberen Bereich des sich öffnenden Fensters die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf, und Sie finden die Schaltfläche „Alles herunterladen".

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Recht verlangt von Gastgebern, alle Gäste bei den lokalen Behörden zu registrieren. Dieses Tool automatisiert den Prozess, gewährleistet die Einhaltung von Gesetzen und spart Gastgebern Zeit.

Mit welchen Behörden kann ich eine Verbindung herstellen?

Dies hängt von Ihrer Region ab. Sie sollten eine Verbindung mit der für Ihr Land und Ihre Region zuständigen Behörde herstellen.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen nutzen?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gästedaten aus früheren Reservierungen übermitteln?

Nein. Das Onlineformular wird nur für zukünftige Buchungen aktiviert. Reservierungen, die vor der Aktivierung der Behördenverbindung vorgenommen wurden, sind nicht erfasst. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer zuständigen Behörde registrieren.

Welche Gästedaten werden erfasst und übermittelt?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/Nummer usw.). Nur minimal erforderliche Daten sind für den Gastgeber sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gästedaten?

Wir zeigen den Gastgebern nur die Namen und das Alter der Gäste an, dies sind die erforderlichen Informationen für das Gästebuch. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweißnummern an.

Was passiert, wenn Gäste ihre Daten bereitstellen und dann die Reservierung stornieren?

Falls der Gast seine Reservierung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden übermittelt.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten bereitstellen?

Wir senden in solchen Fällen keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch sehen, ob die Gäste ihre Daten für jede Reservierung bereitgestellt haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweisvorlage und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss erfasst werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten eine automatische Erinnerung 5 Tage vor dem Ankunftstag. Falls immer noch nicht ausgefüllt, kann der Gastgeber:

• Das Formular vor Ort selbst ausfüllen
• Den Link erneut senden

Daten müssen vor 23:00 Uhr am Check-in-Tag eingereicht werden, um von unserer automatischen Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt aus dem Buchungsdetails-Bildschirm. Sie können auch während des Check-ins ihre Ausweise scannen oder Daten manuell eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein. Nach der Übermittlung an die Behörde können Daten nicht bearbeitet werden. Falls ein Fehler vorliegt, kontaktieren Sie den Holidu-Support oder geben Sie die Daten manuell direkt im Portal Ihrer Behörde erneut ein.

Wann werden die Daten an die Behörde übermittelt?

Automatisch um 23:00 Uhr am Check-in-Tag. Gastgeber sind dafür verantwortlich, dass die Daten bis zu diesem Zeitpunkt vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugriff auf diese Funktion?

Nein. Nur