FAQs - Guest check-in feature

Gästedatenübertragung & Online-Check-in (Spanien)

Die Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie der Gästeanmeldung kann überwältigend erscheinen – doch Holidu macht es Ihnen leicht. In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum die Anmeldung wichtig ist, wie Holidu Sie bei der Automatisierung unterstützt und wie Sie Ihr Konto sowie die Verbindung zur zuständigen Behörde einrichten.

1. Warum ist das notwendig?

In vielen Ländern (z. B. Spanien, Italien, Portugal und Deutschland) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gästedaten kurz nach dem Check-in an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Diese Regelung dient der Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und der Einhaltung lokaler Vorschriften.

In Spanien verpflichtet das Königliche Dekret 933/2021 dazu, jeden Aufenthalt über ein spezielles Portal der Regionalregierung zu melden – zum Beispiel über SES.Hospedajes.

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu Strafen oder Bußgeldern führen. Daher ist ein zuverlässiges System unerlässlich.

2. Welche Vorteile bietet Ihnen die automatische Übertragung im Holidu-Konto?

Die Funktion „Online-Check-in“ in Ihrem Holidu-Konto automatisiert diesen Prozess: Ihre Gäste erhalten ein Formular, in dem sie ihre Daten angeben. Sobald die Funktion eingerichtet ist, übernimmt Holidu die Datenerfassung und -übertragung – Sie müssen nichts mehr manuell in ein Behördensystem eingeben.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

✅ Gesetzeskonform mit minimalem Aufwand
✅ Automatische Übermittlung der Gästedaten an die zuständige Behörde
✅ Digitales Gästebuch – jederzeit herunterladbar für Inspektionen
✅ Automatische Erinnerungen und Kommunikation mit Gästen
✅ 100% kostenlos für Holidu-Gastgeber
✅ Sicherer und datenschutzkonformer Umgang mit sensiblen Informationen

3. Wie richten Sie die Funktion ein?

3.1 Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren können, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen Behörde registrieren. In Spanien gibt es drei Optionen:

Region	Authority	Guidelines
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	So verbinden Sie sich mit SES
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung mit Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung mit Ertzaintza

Für jede Behörde benötigen Sie ein digitales Zertifikat, Cl@ve-Zugang oder gleichwertige Zugangsdaten.

Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und ggf. einen Vermieter- oder Unterkunftscode. Diese Informationen geben Sie anschließend in Ihrem Holidu-Konto ein.

Bitte beachten Sie: Seit dem Königlichen Dekret 933/2021 müssen Gastgeber in Spanien (außer Katalonien und Baskenland) SES.Hospedajes nutzen. Frühere Verbindungen zur Guardia Civil oder Policía Nacional sind nicht mehr gültig.

3.2 So verbinden Sie Ihr Holidu-Konto mit dem Behördenportal

Falls Sie die mobile App nutzen, bitte stellen Sie sicher, dass die aktuellste Version installiert ist

1. Melden Sie sich bei Holidu an und öffnen Sie den Bereich „Konto“. Klicken Sie dort bei „Online-Gästeanmeldung“ auf „Konfigurieren“.

2. Klicken Sie bei der gewünschten Unterkunft auf „Konfigurieren“.

3. Füllen Sie das Formular aus, aktivieren Sie die Option „Automatische Übertragung an die Polizei“ und wählen Sie die richtige Behörde aus.
Verwenden Sie ausschließlich die Zugangsdaten, die Sie von der Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Zugangsdaten.
Falls Sie SES.Hospedajes nutzen, geben Sie bitte auch den Unterkunfts- und Vermietercode an.

4. Nach erfolgreicher Validierung klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

5. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher:

dass Sie den richtigen steuerlichen Identifikationscode des Eigentümers verwenden. Dies ist entweder Ihre Ausweisnummer oder – falls Sie nicht spanisch sind – Ihre NIE.
dass Sie Ihre vollständige Ausweis- oder NIE-Nummer eingeben, einschließlich aller Nullen
dass Sie die Zugangsdaten verwenden, die Sie von Ihrer zuständigen Behörde erhalten haben, und nicht Ihre Holidu-Zugangsdaten.

6. Sie können das Formular nun schließen und sehen die aktive Verbindung

4. Wie funktioniert das System?

4.1 Ablauf für Ihre Gäste

Nach der Buchung erhalten Ihre Gäste eine E-Mail (oder bei Airbnb eine Nachricht) mit einem Link zum sicheren Online-Check-in.

Ihre Gäste geben die Daten aller Mitreisenden ein und scannen oder laden ein Ausweisdokument hoch. Dieser Prozess wird für alle Mitreisenden wiederholt.

Die Daten werden sicher im System gespeichert.

Gäste, die das Formular nicht ausfüllen, erhalten automatische Erinnerungen. Alternativ können Sie die Daten auch selbst eintragen.

⏰Um 23:00 Uhr am Anreisetag werden die Daten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

4.2 Statusanzeige in Holidu

In den Buchungsdetails wird der Status jeder Buchung angezeigt, zum Beispiel:

4.3 Fehlerbehebung

Problem	Lösung
⚠️ Daten fehlen	Erinnern Sie Ihre Gäste oder tragen Sie die Daten manuell ein. 5 Tage vor Check-in erhalten Ihre Gäste eine Erinnerung.
❌ Fehler bei der Übertragung	Prüfen Sie die Zugangsdaten und stellen Sie sicher, die Logindaten zu nutzen, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben (nicht Holidu); bei Problemen kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Häufige Fragen

Frage	Antwort
Warum bietet Holidu diese Funktion an?	In Spanien sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, alle Gäste zu registrieren. Holidu automatisiert diesen Prozess und spart Ihnen Zeit.
Mit welchen Behörden kann ich mich verbinden?	- Mossos d’Esquadra - Ertzaintza - SES.HOSPEDAJES
Ist SES.Hospedajes verpflichtend?	Ja, es sei denn, Ihre Unterkunft befindet sich in Katalonien oder im Baskenland.
Funktioniert das für alle Buchungen?	Nur Buchungen über von Holidu unterstützte Kanäle sind abgedeckt. Manuelle Buchungen und iCal werden nicht unterstützt.
Können auch frühere Buchungen gemeldet werden?	Nein. Nur zukünftige Buchungen werden automatisch verarbeitet. Frühere Buchungen müssen manuell gemeldet werden.
Welche Gästedaten werden erhoben?	Persönliche Informationen wie Name, Geburtsdatum, Nationalität und Ausweisdaten. Nur die absolut notwendigen Daten werden den Gastgebern angezeigt (Name, Alter). Die vollständigen Daten werden aber sicher an die Behörden übertragen.
Kann ich auf die Gästedaten zugreifen?	Sie sehen lediglich Name und Alter – für das Gästebuch.
Was passiert bei einer Stornierung?	In diesem Fall werden die Daten nicht übermittelt.
Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten angeben?	Nein, aber der Status ist im Buchungsbereich sichtbar.
Müssen auch Kinder registriert werden?	Ja, alle Gäste müssen erfasst werden. Für spanische Kinder unter 14 Jahren sind Ausweis und Unterschrift nicht erforderlich, jedoch muss das Verhältnis zum Erwachsenen angegeben werden.
Was tun, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?	Sie können: Ihre Gäste erinnern Den Link erneut senden Die Daten manuell beim Check-in eingeben
Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?	Ja das geht, direkt in der Buchungsübersicht. Sie brauchen jedoch die Ausweisdaten Ihrer Gäste.
Kann ich die Daten nach dem Absenden ändern?	Nein. Bei Fehlern: Kontaktieren Sie Holidu oder geben Sie die Daten direkt bei SES.Hospedajes neu ein.
Wann werden die Daten übermittelt?	Automatisch um 23:00 Uhr am Anreisetag. Gastgeber sollten sicherstellen, dass die Daten zu diesem Zeitpunkt fehlerfrei zur Verfügung stehen.
Haben Mitarbeiter Zugriff auf die Funktion?	Nein, nur Hauptkonten mit Bearbeitungsrechten können die Verbindung aktivieren.
Was, wenn meine Zugangsdaten ablaufen oder sich ändern?	Aktualisieren Sie Ihre Daten in Holidu manuell. Abgelaufene Passwörter führen zu Fehlern.
Ist das Gästebuch gesetzlich vorgeschrieben?	Ja. Es muss laut Dekret 933/2021 für drei Jahre aufbewahrt werden.

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Angefangen, aber Daten fehlen	Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits begonnen haben. Solange er nicht für alle mitreisenden Personen abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Daten vollständig, aber noch nicht übertragen
Daten erfolgreich übermittelt
Fehler bei der Datenübertragung	Wenn bei der Datenübertragung ein Fehler aufgetreten ist, wird diese Meldung angezeigt. Nachstehend finden Sie einige Hinweise, wie Sie diesen Fehler selbst beheben können.