So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Dieser Leitfaden erläutert, wie Sie die Online-Check-in-Funktion über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen behördlichen Expertise der regionalen Teams von Holidu, damit Sie die Compliance wahren können, ohne jeden Behördenprozess von Grund auf zu erlernen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Vor der Aktivierung der Funktion in Holidu müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Je nach Land und Region stehen unterschiedliche Behörden zur Verfügung:

Region	Behörde	Richtlinien und Links
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	SES.Hospedajes-Portal - Verbindungsanleitung zu SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mossos d'Esquadra-Portal - Verbindungsanleitung zu Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Ertzaintza-Portal - Verbindungsanleitung zu Ertzaintza
Portugal	SIBA	SIBA-Portal - Verbindungsanleitung zu SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Verbindungsanleitung zu AVS (Deutschland)
Italien	Alloggiati Web	Online-Check-in-Funktion in Italien - Statistische Meldepflicht in Italien

Dieser Schritt ist erforderlich, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, die Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. Verbindung Ihrer Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Menü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online-Check-in".
2. Sie sehen Ihre Liste mit Unterkünften. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte an, einschließlich des Verbindungsstatus für jede Unterkunft. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.
4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Versenden an Polizei aktivieren", wählen Sie die zuständige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Zugangsdaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten, sondern die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
6. Klicken Sie auf „Validieren".
7. Nach erfolgreicher Aktivierung klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit der zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass:
   • Sie den richtigen Steuerkennzeichen des Gastgebers verwenden. Dies ist entweder Ihre Ausweisnummer oder die NIE, wenn Sie nicht Spanier sind.
   • Sie Ihre vollständige ID- oder NIE-Nummer eingeben, einschließlich aller Nullen.
   • Sie die Anmeldedaten verwenden, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten.
10. Sie können das Formular jetzt schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist das zu erwarten:

3.1 Prozess für Gäste

Nach erfolgreichem Setup läuft der Prozess wie folgt ab:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Pass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Falls der Gast immer noch nicht reagiert, können Sie die Daten in dessen Namen ausfüllen.

Wichtig: Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Status auf der Buchungsseite erkennen

In den Buchungsdetails wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Status	Symbol/Bezeichnung	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Gestartet, aber unvollständig	Gelbes/oranges Symbol	Ihre Gäste haben den Prozess bereits gestartet. Bis dieser für jede reisende Person abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.	Bestätigen Sie mit Gästen und fordern Sie die Fertigstellung auf, falls erforderlich.
Gastdaten vollständig, aber noch nicht übermittelt (weil das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)	Blaues Symbol	Gastdaten wurden erfasst, aber die Übermittlung an die Behörde ist noch ausstehend.	Warten Sie bis zum Check-in-Datum oder übermitteln Sie die Daten manuell, falls zulässig.
Gastdaten erfolgreich an die Behörde übermittelt	Grünes Häkchen-Symbol	Die Daten wurden erfolgreich übermittelt.	Keine Maßnahme erforderlich.
Fehler bei der Datenmeldung	Rotes X-Symbol	Bei der Datenübermittlung ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Fehlermeldung, kontrollieren Sie Ihre Anmeldedaten und versuchen Sie es erneut oder wenden Sie sich an den Support.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Lösung
Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie Gäste daran oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetails-Ansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
Fehler bei der Datenübermittlung	Überprüfen Sie, dass die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Falls der Fehler weiterhin auftritt, wenden Sie sich bitte an den Support.

4. Gästebuch herunterladen

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details".
3. Im oberen Bereich des sich öffnenden Popup-Fensters finden Sie die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes. Klicken Sie darauf und dann auf „Alle herunterladen".

5. Gastdaten manuell ausfüllen

1. Klicken Sie im Online-Check-in-Fenster auf die Registerkarte „Buchungen".
2. Sie sehen die Liste der Buchungen, gekennzeichnet durch den Namen des Hauptgastes. Es gibt auch eine Spalte, die den Status der Daten und der Übermittlung anzeigt.
3. Wenn Sie auf „Statusinformationen" klicken, wird die Bedeutung jedes Symbols basierend auf seiner Farbe angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Namen des Gastes, um die Seite „Gastdetails" zu öffnen, auf der Sie dessen Informationen ausfüllen können.

6. Grundlegende Statusfarben verstehen

Status	Symbol/Bezeichnung	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert	Blauer Punkt – Fertig!	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; die Daten sind bereit zur Übermittlung (falls zutreffend).	Keine Maßnahme erforderlich; überprüfen Sie Details, falls lokale Vorschriften eine Überprüfung erfordern.
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