So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Online-Check-in-Funktion (Erweiterter Check-in) von Ihrem Holidu-Portal aus einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen behördlichen Expertise der regionalen Teams von Holidu, sodass Sie die Anforderungen erfüllen können, ohne jeden Prozess der Behörde selbst lernen zu müssen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. In den unterstützten Ländern und Regionen gibt es verschiedene Optionen:

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Wie verbinde ich mich mit SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Wie verbinde ich mich mit SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Wie verbinde ich meine Unterkunft mit AVS
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in Feature in Italien Statistische Berichterstattung in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihr Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. Wie verbinde ich meine Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Seitenmenü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online-Check-in".

   

2. Sie sehen Ihre Liste der Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.

   

3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte mit dem Verbindungsstatus für jede an. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.

   

4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich Ihre Unterkunft befindet.

   

5. Blättern Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an die Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.

   

6. Klicken Sie auf „Validieren".

7. Nach erfolgreicher Aktivierung klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".

8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit der zuständigen Behörde verbunden.

9. Um Fehler zu vermeiden, beachten Sie bitte Folgendes:

   • Verwenden Sie den richtigen Steuerkode des Gastgebers. Dies ist entweder Ihre Ausweisnummer oder die NIE, wenn Sie nicht Spanier sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige Ausweis- oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldung.

10. Sie können das Formular jetzt schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert das System?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.

   

2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Reisepass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.

3. Die Daten werden dann sicher übertragen und im System gespeichert.

4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Wenn der Gast immer noch nicht reagiert, können Sie die Daten in seinem Auftrag ausfüllen.

Um 23:00 Uhr am Ankunftstag werden die Gästendaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Wie Sie den Status auf der Buchungsseite erkennen

Status	Beschreibung
Gestartet, aber mit fehlenden Daten	Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Solange dieser nicht für jede reisende Person abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Gästendaten vollständig, aber noch nicht übertragen (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)
Gästendaten erfolgreich an die Behörde übertragen
Fehler beim Melden der Daten	Wenn bei der Datenübertragung ein Fehler aufgetreten ist, wird diese Meldung angezeigt. Im Folgenden geben wir einige Ratschläge, wie Sie diesen selbst beheben können.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Was Sie tun sollten
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie die Gäste oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie, ob die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Wenn Sie bereits überprüft haben und der Fehler weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support, um das Problem zu beheben.

4. Wie laden Sie das Gästebuch herunter

1. Gehen Sie zur Online-Check-in