So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion von Ihrem Holidu-Portal aus einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen Regelungskompetenz der regionalen Teams von Holidu, sodass Sie die Compliance einhalten können, ohne jeden Prozess der Behörde selbst erlernen zu müssen.

1. Registrierung bei dem zuständigen staatlichen Portal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. In Spanien gibt es drei Optionen:

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Verbindung Ihrer Unterkunft zu AVS
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in-Funktion in Italien / Statistische Meldung in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieters- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung herzustellen.

2. Verbindung Ihrer Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Menü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online Check-in".

1. Sie sehen Ihre Liste mit Unterkünften. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.

1. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte, einschließlich des Verbindungsstatus für jede. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.

1. Füllen Sie das Formular mit den Angaben des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.

1. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Versenden an die Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – nutzen Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.

1. Klicken Sie auf „Validieren".
2. Wenn die Aktivierung erfolgreich ist, klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
3. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft jetzt mit der zuständigen Behörde verbunden.
4. Um Fehler zu vermeiden, achten Sie auf Folgendes:
   • Verwenden Sie den richtigen Steuerkennzeichen des Vermieters. Dies ist entweder Ihre Ausweißnummer oder die NIE, wenn Sie nicht in Spanien sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige ID- oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Nutzen Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten.
5. Sie können das Formular jetzt schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist das zu erwarten:

3.1 Prozess für den Gast

Nach der Einrichtung funktioniert das System wie folgt:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.

1. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentkopien (Reisepass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
2. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
3. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Wenn der Gast trotzdem nicht reagiert, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Tag des Check-ins werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Status auf der Buchungsseite erkennen

In den Buchungsdetails wird der Status für jede Buchung wie folgt angezeigt:

Status	Symbol/Label	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Gestartet, aber Daten fehlen		Sie sehen, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Bis er für jede reisende Person abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.	Bestätigen Sie mit den Gästen und fordern Sie die Fertigstellung auf, falls erforderlich.
Gast-Daten vollständig, aber noch nicht übermittelt (weil das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)		Gast-Daten gesammelt, aber Übermittlung an die Behörde ausstehend.	Warten Sie bis zum Check-in-Datum oder übermitteln Sie manuell, falls zulässig.
Gast-Daten erfolgreich an die Behörde übermittelt		Die Daten wurden erfolgreich übertragen.	Keine Maßnahme erforderlich.
Fehler bei der Meldung der Daten		Bei der Datenübertragung ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Fehlermeldung, kontrollieren Sie Ihre Anmeldedaten und versuchen Sie es erneut, oder kontaktieren Sie den Support.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Lösung
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie die Gäste oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetails aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten die Gäste automatisch eine Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie, ob die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Wenn der Fehler weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support.

4. Gastkontaktbuch herunterladen