Wichtiger Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Expansion und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie bei der Konfiguration Ihre Behörde nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Häufig gestellte Fragen – Gäste-Check-in-Funktion

Dieser Leitfaden erklärt, warum eine Gästeregistrierung wichtig ist, wie Holidu Sie dabei unterstützt, diese zu automatisieren, und wie Sie Ihr Konto einrichten und mit Ihrer lokalen Behörde verbinden.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion (Advanced Check-in) in Ihrem Holidu-Konto automatisiert den Gästeregistrierungsprozess. Sie sendet Ihren Gästen ein Formular, in dem diese die erforderlichen Daten eingeben können. Nach der Konfiguration kümmert sich Holidu um die Datenerfassung und -übermittlung – keine manuelle Eingabe in Behördensysteme mehr erforderlich.

Warum müssen Sie dies tun?

In vielen Ländern (Spanien, Italien, Portugal, Deutschland und anderen) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gästeinformationen zu erfassen und diese kurz nach dem Check-in den lokalen Behörden zu melden. Diese Regelung dient der Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung lokaler Gesetze.

Wenn Sie diese Regeln nicht einhalten, können Strafen oder Bußgelder folgen. Ein zuverlässiges System hält Sie mit minimalem Aufwand auf der richtigen Seite der lokalen Vorschriften.

Wie profitieren Sie von der automatischen Übermittlung?

Ihre wichtigsten Vorteile:

• Gesetzliche Einhaltung mit minimalem Aufwand
• Automatische Übermittlung der Gästeinformationen an die zuständige Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit für Inspektionen herunterladen können
• Integrierte Erinnerungen und Gastkommunikation
• Kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere, datenschutzkompatible Behandlung sensibler Gästeinformationen

Wie richten Sie dies ein?

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal und Deutschland und arbeiten daran, Italien in Kürze hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Wie man sich mit SES.Hospedajes verbindet
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Wie man sich mit SEF/SIBA verbindet
Deutschland	AVS	Wie Sie Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Gäste-Check-in-Funktion in Italien Statistische Berichterstattung in Italien

Sobald Sie Ihre Anmeldedaten haben, folgen Sie diesem Artikel zur Einrichtung der Online-Check-in-Funktion.

Was tun, wenn Ihre Verbindung nicht funktioniert?

Wenn Ihre Verbindung zur Behörde unterbrochen ist, überprüfen Sie zunächst, ob Ihre Anmeldedaten noch gültig sind. Abgelaufene Passwörter können zu einer fehlgeschlagenen Datenübermittlung führen. Überprüfen Sie immer den Verbindungsstatus im Abschnitt "Konto".

Wenn Ihre Behördenzugangsdaten sich geändert oder abgelaufen sind, müssen Sie diese manuell in Holidu aktualisieren. Kontaktieren Sie den Holidu-Support, wenn Sie Probleme bei der Aktualisierung Ihrer Anmeldedaten haben.

Wie verbinden Sie Ricestat mit Ihrem Chekin.io-Konto?

Diese Integration ist optional. Wenn Sie Ricestat als Zweitanbieter für zusätzliche Sicherheit nutzen möchten, können Sie dies in den erweiterten Einstellungen Ihres Check-in-Systems konfigurieren. Folgen Sie den Anweisungen in Ihrem Ricestat-Dashboard und geben Sie Ihre Chekin.io-API-Schlüssel an.

Fehlerbehebung: Falsche Anmeldedaten für Ricestat

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, dass Ihre Ricestat-Anmeldedaten falsch sind:

• Überprüfen Sie, ob Sie den richtigen Benutzernamen und das richtige Passwort eingegeben haben
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Ricestat-Konto aktiv ist
• Setzen Sie Ihr Passwort zurück, wenn Sie es vergessen haben
• Versuchen Sie, sich direkt bei Ricestat anzumelden, um zu bestätigen, dass die Anmeldedaten funktionieren
• Kontaktieren Sie den Holidu-Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Wie funktioniert es für die Gäste?

Nach Abschluss der Einrichtung kann folgendes erwartet werden:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Reisepass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden
3. Die Daten werden dann sicher eingereicht und im System gespeichert
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Falls der Gast immer noch nicht antwortet, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen

⏰ Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gästeinformationen automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie laden Sie Ihr Gästebuch herunter?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf "Details"

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Gesetz erfordert, dass Gastgeber alle Gäste bei den lokalen Behörden registrieren. Dieses Tool automatisiert den Prozess, unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und spart Ihnen Zeit.

Welche Behörden kann ich verbinden?

Das hängt von Ihrer Region ab – verbinden Sie sich mit der für Ihr Land und Ihre Region zuständigen Behörde.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Buchungsarten verwenden?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gästeinformationen von früheren Buchungen versenden?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Buchungen, die vor dem Aktivieren der Polizeiverbindung aufgegeben wurden, sind nicht erfasst. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer Behörde registrieren.

Welche Gästeinformationen werden erfasst und versendet?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/-nummer usw.). Nur minimal erforderliche Daten sind für den Gastgeber sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an die Behörden versendet.

Habe ich Zugriff auf die Gästeinformationen?

Wir zeigen nur die Namen und das Alter der Gäste an, was die erforderliche Information für das Gästebuch ist. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweisnummern an.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen angeben und dann die Buchung stornieren?

Wenn der Gast seine Buchung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden versendet.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Informationen angeben?

Wir versenden keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch sehen, ob Gäste ihre Informationen für jede ihrer Buchungen angegeben haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen registriert werden, unabhängig vom Alter. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweis und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss vermerkt werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten automatische Erinnerungen 5 Tage vor der Ankunft. Falls immer noch unvollständig, können Sie entweder:

• Das Formular in Gegenwart des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut versenden

Die Daten müssen vor 23:00 Uhr am