Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Hausverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleistungsanbieter und sind daher dafür verantwortlich, Rechnungen oder Belege für Ihre Gäste auszustellen.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen von dem Gast gezahlten Betrag widerspiegeln.
• Stellen Sie Rechnungen erst nach dem Auschecken des Gastes aus.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater, falls Sie unsicher sind.

Bin ich gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind gesetzlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt bereitzustellen.

Holidu vermittelt nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Hausverwalter weiterhin vollständig für die Rechnungsstellung verantwortlich sind.

Für professionelle Gastgeber mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchhaltungsbestimmungen.

Hinweis für Objekte auf den Kanarischen Inseln:
Auf den Kanarischen Inseln gilt nicht die spanische Mehrwertsteuer (IVA) des Festlandes. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Objekte auf den Kanarischen Inseln dürfen keine IVA enthalten, müssen aber den IGIC-Regeln entsprechen.

Was ist das Gast-Rechnungstool?

Um es Ihnen einfacher zu machen, stellt Holidu das Gast-Rechnungstool in Ihrem Gastgeberkonto zur Verfügung. Das Tool hilft Gastgebern, direkt über ihr Holidu-Konto rechtlich konforme Rechnungen zu erstellen.

Wichtige Funktionen

• Self-Service-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Workflow: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass ausgestellte Rechnungen nicht bearbeitet oder geändert werden können. Falls Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und schließen", um es als Entwurf zu speichern. Sobald Sie auf „Speichern und ausstellen" klicken, ist die Rechnung endgültig und kann nicht mehr geändert werden.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Falls Sie mehrere Objekte verwalten, wählen Sie das mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gastrechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Falls Sie mehrere Objekte verwalten, wählen Sie das mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

Konfigurieren Sie Ihre Gast-Rechnungseinstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steuervorschriften erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, Ihre E-Mail und Ihr Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder primäre Wohnungsadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Rechnungsanzeigeeinstellungen an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in Rechnungseinstellungen umschalten:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Umsatzsteuer-ID, persönliche Steuer-ID oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen möchten.
• Juristischer Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre juristische Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder einen spezifischen von Ihrer Region geforderten juristischen Haftungsausschluss).

Wählen Sie, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Falls Sie Objekte unter mehr als einem Unternehmen verwalten – beispielsweise als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen das Objekt in Ihrem Namen verwaltet – können Sie jetzt kontrollieren, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie das Objekt direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen, das Sie betreiben, eine Rechnung stellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen kümmert sich um das Objekt in Ihrem Namen und entweder Sie oder das Unternehmen muss die Rechnung ausstellen

Welches Unternehmen wird verwendet, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das für diese spezifische Buchung zutrifft. Falls es nicht korrekt ist oder Sie als anderes Unternehmen eine Rechnung ausstellen möchten, können Sie es vor der Ausstellung ändern.

Wo Sie es verwalten: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil und alle von Ihnen selbst erstellten. Sie können jederzeit ein Profil hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Änderungen manuell vorgenommen? Falls Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, fragen wir Sie, ob Sie sie als neue speichern möchten – sodass Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil behält seine eigene Zählung und warnt Sie vor Duplikaten, sodass Ihre Nummern sauber bleiben, unabhängig davon, welches Unternehmen Sie für die Rechnungsstellung verwenden.

Schritt-für-Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

Schritt 1: Wählen Sie Buchungsdetails aus

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch aus, aber Sie können ihn hier ändern.

Schritt 2: Fügen Sie Gastinformationen hinzu

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und seine Umsatzsteuer-ID ein (falls zutreffend).

Schritt 3: Überprüfen und passen Sie an

Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Objektname und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der juristischen Fußzeile hinzufügen. Die in der juristischen Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

Schritt 4: Finalisieren Sie die Rechnung

• Stornieren: Verwerfen Sie den Entwurf.
• Speichern und schließen: Halten Sie es zur späteren Bearbeitung als Entwurf.
• Speichern und ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Einmal ausgestellt, kann sie nicht mehr geändert werden.

Schritt 5: Herunterladen und senden

Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast gesendet werden.

Automatisieren Sie Ihren Workflow

Unter Automatische Rechnungsnummerneinstellungen können Sie Folgendes wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, damit das System jeder neuen Rechnung automatisch eine eindeutige Nummer zuweist und Ihnen manuelle Aufzeichnungen ersparen.

Rechnungsstellung für Extras

Um Zusatzleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus abzurechnen, erstellen Sie zunächst die Aufenthaltsrechnung und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuer-ID für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland sollte die persönliche Steuer-ID (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden (diese Informationen werden nicht automatisch auf alle Rechnungen übertragen, aber das Feld wird leer sein). Die korrekte zu verwendende Nummer ist stattdessen die Steuernummer.