Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann Rechnungen an Gäste nicht ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen nur Provisionsrechnungen an Sie (den Gastgeber oder Hausverwalter) aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu erleichtert die Zahlungsabwicklung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister – und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen an Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag, den der Gast bezahlt hat, widerspiegeln.
• Rechnungen sollten nur nach dem Auschecken des Gastes ausgestellt werden.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – fragen Sie bei Unsicherheit Ihren Steuerberater.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt bereitzustellen.

Holidu erleichtert nur die Zahlungsabwicklung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Sie als Gastgeber oder Hausverwalter bleiben vollständig verantwortlich für die Rechnungserstellung.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese ausdrücklich anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden die spanische Mehrwertsteuer des Festlandes (IVA) nicht an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, sondern den IGIC-Regeln entsprechen.

Was ist das Gast-Rechnungstool?

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, bietet Holidu das Gast-Rechnungstool, das in Ihrem Gastgeberkonto verfügbar ist. Das Tool hilft Gastgebern, direkt über ihr Holidu-Konto rechtlich konforme Rechnungen zu erstellen.

Wichtigste Funktionen

• Selbstservice-Rechnungserstellung: Generieren, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und geben Sie auf, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie: Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, kann sie nicht bearbeitet oder geändert werden. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und Ausstellen" wählen, ist sie endgültig und nicht mehr änderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gastrechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Erstellen Sie eine Rechnung für Ihre Gäste.

So konfigurieren Sie Ihre Gast-Rechnungseinstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Abschnitt Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und rechtlichen Informationen korrekt sind, da diese für die Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Privatadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Einstellungen der Rechnungsanzeige an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in Rechnungseinstellungen umschalten:

• Umsatzsteuer anzeigen: Schalten Sie dies ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Umsatzsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Ihre Umsatzsteuer-ID, persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments angezeigt werden sollen.
• Text der rechtlichen Fußzeile: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Danksagung oder ein spezifischer rechtlicher Haftungsausschluss, der von Ihrer Region verlangt wird).

Schritt-für-Schritt: Erstelle die Rechnung

Schritt 1: Wählen Sie Buchungsdetails aus

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und bevorzugte Sprache (Deutsch oder Englisch).

Schritt 2: Fügen Sie Gastinformationen hinzu

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und seine Umsatzsteuer-ID (falls zutreffend) ein.

Schritt 3: Überprüfen und anpassen

Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Immobiliennamen und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter Rechtliche Fußzeile hinzufügen. Die in der rechtlichen Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

Schritt 4: Finalisieren Sie die Rechnung

1. Stornieren: Verwerfen Sie den Entwurf.
2. Speichern und Schließen: Behalten Sie es für spätere Bearbeitungen als Entwurf.
3. Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Sobald ausgestellt, kann sie nicht geändert werden.

Schritt 5: Herunterladen und senden

Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast gesendet werden.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Automatische Rechnungsnummerierungseinstellungen können Sie:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie dies ein, um der Rechnung automatisch eine eindeutige Nummer zuzuweisen. Dies spart Ihnen Zeit bei der manuellen Dokumentation.

Rechnungsstellung für Zusatzleistungen

Um für zusätzliche Leistungen über den Aufenthalt hinaus in Rechnung zu stellen, erstellen Sie zunächst die Aufenthaltsrechnung und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuernummer für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland sollte die persönliche Steuernummer (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden (diese Informationen werden nicht automatisch auf alle Rechnungen übertragen, das Feld bleibt jedoch leer). Die korrekte Nummer, die stattdessen verwendet werden sollte, ist die Steuernummer.

So konfigurieren Sie die Steuernummer, damit alle Rechnungen sie enthalten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen unter Rechnungen im Gast-Rechnungstool.
2. Suchen Sie nach dem Feld Steuernummer.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Geben Sie die gültige Steuernummer ein.
5. Speichern Sie die Einstellungen.

Nach dem Speichern wird diese Nummer standardmäßig im Rechnungsformular angezeigt.

Wichtige Erinnerungen

• Stellen Sie immer Rechnungen für den vollständigen Betrag aus, den der Gast bezahlt hat.
• Stellen Sie diese nur nach dem Auschecken aus.
• Holidu's Provision wird vor der Auszahlung abgezogen, muss aber trotzdem im Gesamtbetrag erscheinen.
• Wenn eine Buchung storniert wird, können Gäste eine Stornierungsrechnung anfordern.
• Holidu stellt das Tool zur Verfügung, aber Sie bleiben der offizielle Aussteller aller Rechnungen.

Verwendung des Gast-Rechnungstools als privater Gastgeber