Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Hausverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu erleichtert die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen als Gastgeber. Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister und sind daher verpflichtet, Rechnungen oder Belege für Ihre Gäste auszustellen.

Wichtige Punkte:

• Rechnungen müssen den vollständigen von dem Gast gezahlten Betrag widerspiegeln.
• Stellen Sie Rechnungen nur ab dem Tag des Gastzugangs aus. Sie können den Entwurf jederzeit vorher vorbereiten.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wenn Sie unsicher sind.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt bereitzustellen.

Holidu erleichtert nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Hausverwalter vollständig für die Rechnungsstellung verantwortlich bleiben.

Für gewerbliche Gastgeber mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Ausstellung einer Rechnung nach jedem Aufenthalt obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast sie anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchhaltungsbestimmungen.

Hinweis für Unterkünfte auf den Kanarischen Inseln:

Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Festland-MwSt. (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Unterkünfte auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, sondern den IGIC-Vorschriften folgen.

Was ist das Gast-Rechnungstool?

Um die Sache einfacher zu machen, bietet Holidu das Gast-Rechnungstool, das in Ihrem Gastgeber-Konto verfügbar ist. Das Tool hilft Gastgebern, rechtlich konforme Rechnungen direkt über ihr Holidu-Konto zu erstellen.

Hauptmerkmale

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Generieren, bearbeiten und geben Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und geben Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzservices: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgegebene Rechnung nicht bearbeitet oder geändert werden kann. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und Ausstellen" auswählen, wird sie endgültig und nicht mehr änderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finden Sie das Gast-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, auf das Tool zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzieren" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gast-Rechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

Wie konfigurieren Sie Ihre Gast-Rechnungseinstellungen?

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigevoreinstellungen im Abschnitt Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeber-Details: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Primäradresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihren Straßennamen, die Postleitzahl und die Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Anzeigeeinstellungen der Rechnung an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in den Rechnungseinstellungen umschalten:

• Steuernummer anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Steuernummer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Steuernummer, Persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder ausblenden möchten.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihren rechtlichen Fußzeilentext hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder ein bestimmter rechtlicher Hinweis, der von Ihrer Region erforderlich ist).

Wählen Sie, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Unterkünfte unter mehr als einem Unternehmen verwalten – zum Beispiel als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen die Unterkunft in Ihrem Namen verwaltet – können Sie jetzt kontrollieren, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie die Unterkunft direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen, das Sie betreiben, in Rechnung stellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen verwaltet die Unterkunft in Ihrem Namen, und Sie oder dieses Unternehmen müssen die Rechnung ausstellen

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das für diese spezifische Buchung gilt. Wenn es nicht korrekt ist oder Sie als anderes Unternehmen in Rechnung stellen möchten, können Sie es vor der Ausstellung ändern.

Wo Sie es verwalten: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil und alle von Ihnen erstellten Profile. Sie können jederzeit ein Profil hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Manuelle Änderungen vorgenommen? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, werden Sie gefragt, ob Sie diese als neues Profil speichern möchten – sodass Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil hat seine eigene Nummerierung und warnt Sie vor Duplikaten, sodass Ihre Nummern unabhängig davon, welches Unternehmen Sie als Rechnung verwenden, sauber bleiben.

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Buchungsdetails auswählen:

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache aus. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch aus, aber Sie können ihn hier ändern.

2. Gastinformationen hinzufügen:

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und gegebenenfalls die Steuernummer ein.

3. Überprüfen und anpassen:

Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Unterkunftsname und Gesamtbetrag an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter Rechtlicher Fußzeilentext hinzufügen. Die im Rechtlichen Fußzeilentext hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

4. Finalisieren Sie die Rechnung:

• Stornieren: Verlassen Sie das Formular, ohne die neuesten Änderungen zu speichern. Der Entwurf bleibt in Ihrer Liste.
• Speichern und Schließen: Behalten Sie als Entwurf zur späteren Bearbeitung.
• Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Einmal ausgestellt, kann sie nicht geändert werden.

5. Zustellung:

Nach der Ausstellung wird die Rechnung automatisch per E-Mail an Ihren Gast versendet, mit dem PDF-Anhang. Sie können das PDF auch jederzeit aus dem Tool herunterladen, z. B. wenn der Gast es erneut anfordert.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Automatische Rechnungsnummerneinstellungen können Sie Folgendes auswählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist und Sie Zeit bei der manuellen Aufzeichnung sparen.

Rechnungsstellung für Extras

Um für zusätzliche Dienstleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus eine Rechnung zu stellen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.