Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es kann frustrierend sein, wenn ein Gast kurz vor der Ankunft nicht erreichbar ist. Dieser Leitfaden zeigt dir die besten Wege, um Kontakt mit deinen Gästen aufzunehmen, und erklärt, wie du vorgehen solltest, wenn du sie nicht erreichen kannst.

Gäste kontaktieren – über alle Buchungskanäle

Mit der Gast-Messaging-Funktion von Holidu hast du alle Gästkonversationen an einem Ort – unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder deine eigene Website erfolgt ist. Dies ist der schnellste und zuverlässigste Weg, um Gäste vor der Ankunft zu erreichen.

So greifst du auf die Gast-Nachrichten zu:

• Gehe zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Konversationen zu sehen.
• Oder öffne eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicke auf den Nachrichtenlink in der Buchungsübersicht, um direkt zur Konversation mit dem Gast zu gelangen.

KI-Assistent:

Ein KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästfragen – zu Check-in, Ausstattung, Wegbeschreibungen und mehr – basierend auf den Themen, die du in Einstellungen verwalten festlegst. Nachrichten werden auch automatisch zwischen deiner Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprachbarrieren niemals ein Problem darstellen. Du kannst jederzeit eine Konversation übernehmen oder anpassen, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet.

Sichtbarkeit von Gastkontaktdaten nach Buchungskanal

Die Gast-Messaging-Funktion funktioniert auf allen Kanälen. Je nach Buchungsquelle können zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) jedoch verborgen sein:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu und direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen geschützt. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn er das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Gastgeber: Wenn du deinen ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen hast, werden Gastkontaktdaten bis 2 Tage vor dem Check-in verborgen. Nach deinem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Wenn du den Gast nicht erreichen kannst

Versuche diese Methoden der Reihe nach:

1. Gast-Messaging (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – sende eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Anruf – wenn es auf WhatsApp keine Antwort gibt.
4. E-Mail – verfolge die Kommunikation, falls verfügbar.

Tipp: Halte deine Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

„Hallo [Gastname], ich bin [Dein Name] vom [Objektname]. Ich wollte nur deine Ankunftszeit bestätigen. Bitte gib mir Bescheid, wenn du Zeit hast. Ich freue mich darauf, dich willkommen zu heißen!"

Was tun, wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und keine Antwort erfolgt

Falls der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und du über alle Kanäle keine Antwort erhalten hast, kontaktiere unser Support-Team über den Holidu-Assistent. Das Team kann Buchungsdetails überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen, wenn nötig.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationslücken

1. Kontaktiere Gäste frühzeitig über Gast-Messaging. Eine freundliche Willkommensnachricht ein paar Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann automatisch auf Folgefragen antworten.
2. Sende klare Ankunftsinformationen im Voraus. Stelle sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und Zugangsdetails kennen.
3. Nutze automatisierte Nachrichten. Automatisierte Nachrichten von Guest Connect funktionieren zusammen mit Gast-Messaging – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent die Konversation fortsetzen.
4. Aktiviere Self Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Stress in letzter Minute, falls die Kommunikation verzögert ist.
5. Bitte Gäste, 2–3 Tage vor der Ankunft die Ankunftszeit zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle im Plan.

Wichtig zu beachten

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in deinem Namen zu sammeln. Wenn du diese Daten zu Registrierungszwecken benötigst, kontaktiere die Gäste bitte direkt. Unser lokales Support-Team steht dir 7 Tage die Woche zur Verfügung, wenn du Unterstützung benötigst. Du erreichst das Team über das Kontaktformular in deinem Holidu-Konto.