Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Die Kommunikation mit Gästen vor ihrer Ankunft ist ein wichtiger Teil des Hosting-Prozesses. Falls Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Gast zu erreichen, gibt es mehrere bewährte Methoden und Schritte, die Sie unternehmen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste vor ihrer Ankunft kontaktieren und was Sie tun sollten, wenn Sie sie nicht erreichen können.

Gast-Messaging – Ihr Postfach für alle Gästekommunikation

Das Gast-Messaging Feature von Holidu bringt alle Ihre Gästegespräche an einem Ort zusammen – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Website stammt. Dies ist die schnellste und zuverlässigste Möglichkeit, Gäste vor ihrer Ankunft zu erreichen.

So greifen Sie darauf zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Gespräche zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichten-Link in der Buchungsdetailansicht, um direkt zum Gespräch mit diesem Gast zu gelangen.

KI-Assistent: Ein KI-Assistent ist ohne Zusatzkosten enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen – zu Check-in, Ausstattung, Wegbeschreibungen und vielem mehr. Nachrichten werden auch automatisch zwischen Ihrer Sprache und der des Gastes übersetzt, sodass Sprache niemals ein Hindernis darstellt. Sie können jederzeit ein Gespräch übernehmen oder den KI-Assistenten ausschalten, wenn Sie es vorziehen, Nachrichten selbst zu bearbeiten.

Gästekontaktdaten nach Buchungskanal

Gast-Messaging funktioniert über alle Kanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle können jedoch zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) mehr oder weniger sichtbar sein:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen vertraulich behandelt. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn dieser das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Hosts: Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, sind die Gästekontaktdaten bis 2 Tage vor Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Wenn Sie den Gast nicht erreichen können

Versuchen Sie diese Methoden in dieser Reihenfolge:

1. Gast-Messaging (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Anruf – wenn es keine Antwort auf WhatsApp gibt.
4. E-Mail – folgen Sie auf, wenn verfügbar.

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

Hallo [Gastname], ich bin [Ihr Name] vom [Unterkunftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Zeit haben. Ich freue mich, Sie willkommen zu heißen!

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen ansteht und Sie über alle Kanäle keine Antwort erhalten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Holidu-Assistenten. Unser Team kann die Buchungsdetails überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen, falls nötig.

Best Practices, um Kommunikationslücken zu vermeiden

1. Kontaktieren Sie Gäste frühzeitig über Gast-Messaging. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann Folgefragen automatisch beantworten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdaten kennen.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Automatisierte Nachrichten arbeiten zusammen mit Gast-Messaging – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Aktivieren Sie Self Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Last-Minute-Stress, wenn die Kommunikation verzögert wird.
5. Bitten Sie Gäste 2–3 Tage vorher, ihre Ankunftszeit zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle informiert.

Weitere Unterstützung

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu erfassen. Wenn Sie diese Daten für Registrierungszwecke benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt. Unser lokalsprachiges Support-Team steht Ihnen 7 Tage die Woche zur Verfügung, wenn Sie Hilfe benötigen. Nutzen Sie das Kontaktformular, um unser Team zu erreichen.