Wenn du deinen Gast nicht erreichen kannst, kann das vor der Ankunft stressig sein. Dieser Leitfaden hilft dir, die besten Wege zu finden, um mit deinen Gästen in Kontakt zu treten, und zeigt dir, was du tun kannst, wenn die Kommunikation schwierig wird.

Gäste kontaktieren – Plattformabhängig

Die Möglichkeiten, deine Gäste zu erreichen, hängen davon ab, über welche Plattform die Buchung erfolgt ist. Hier sind die wichtigsten Unterschiede:

Airbnb und Booking.com

Bei Buchungen über Airbnb oder Booking.com sind persönliche E-Mail-Adressen der Gäste oft nicht verfügbar. Diese Plattformen schützen die Privatsphäre der Gäste und stellen nur interne Messaging-Systeme zur Verfügung. In diesen Fällen solltest du versuchen, den Gast über Telefonnummer oder WhatsApp zu erreichen.

Hinweis: Die persönliche E-Mail-Adresse wird sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausgefüllt hat.

Holidu und andere Kanäle

Bei direkten Buchungen über Holidu oder andere Kanäle sind Kontaktdetails (Telefon und E-Mail) standardmäßig verfügbar.

Wann sind Gastdetails nicht sichtbar?

Es gibt zwei Hauptgründe, warum Gastinformationen maskiert sein können:

• Die Buchung stammt von Airbnb oder Booking.com, die persönliche E-Mails nicht freigeben
• Du bist ein neuer Host ohne bestätigte Check-ins und der Check-in liegt mehr als 2 Tage in der Zukunft

Gute Nachricht: Nach deinem ersten erfolgreichen Check-in werden Gastdetails für zukünftige Reservierungen nicht mehr maskiert.

Mehrere Kontaktmethoden nutzen

Gäste reagieren oft schneller auf einen Kanal als auf einen anderen. Versuche, den Gast über folgende Wege zu erreichen:

WhatsApp

Sende eine kurze, höfliche Nachricht. Beispiel: „Hallo [Gastname], hier ist [Dein Name] vom [Unterkunftsname]. Ich wollte deine Ankunftszeit bestätigen. Bitte lass mich wissen, wann es dir passt. Ich freue mich, dich bald begrüßen zu dürfen!"

Telefonanruf

Wenn der Gast nicht auf WhatsApp antwortet, versuche ihn anzurufen. Ein kurzes, persönliches Gespräch kann oft schneller klären, was du wissen musst.

E-Mail

Falls eine E-Mail-Adresse verfügbar ist, sende eine höfliche Nachricht nach. Dies ist besonders bei Buchungen über Holidu oder andere Kanäle möglich.

Was tun, wenn der Gast nicht antwortet?

Wenn du den Gast über alle verfügbaren Kanäle nicht erreichen kannst und der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet, kontaktiere unser Support-Team über den Holidu Assistant.

Unser Team wird:

• Die Buchungsdetails überprüfen
• Versuchen, den Gast direkt zu erreichen
• Den Gast über die Plattform kontaktieren, auf der die Buchung erfolgt ist (z.B. Booking.com oder Airbnb)

Um Hilfe zu erhalten, nutze bitte unser Kontaktformular. Unser Support-Team steht dir gerne zur Verfügung.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationsproblemen

Mit diesen Tipps kannst du sicherstellen, dass zukünftige Kommunikation mit deinen Gästen reibungslos verläuft:

1. Klare Ankunftsinformationen im Voraus senden

Stelle sicher, dass deine Gäste die Check-in-Zeit, den Standort und die Zugangsdetails kennen. Verwende die Ankunftsinformationen in deinem Holidu-Konto unter Konfiguration.

2. Automatisierte Nachrichten nutzen

Sende freundliche Erinnerungen vor der Ankunft, um Zeiten zu bestätigen oder Zugangsschlüssel zu teilen. Dies spart Zeit und reduziert Unsicherheiten.

3. Self-Check-in aktivieren

Wenn möglich, biete Self-Check-in an. Dies mindert den Stress bei verspäteter Kommunikation und gibt Gästen Flexibilität.

4. Frühzeitige Bestätigung anfragen

Sende 2–3 Tage vor Check-in eine einfache Nachricht, um die Ankunftszeit zu bestätigen. Dies trägt dazu bei, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

5. Gästeankunftsinformationen vollständig ausfüllen

Ergänze alle relevanten Informationen in der Sektion „Gästeankunftsinformationen" in deinem Holidu-Konto. Je mehr Details du vorab bereitstellst, desto weniger Fragen entstehen.

Wichtige Hinweise zu Gastdetails

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Gastinformationen im Namen des Hosts zu erheben. Falls du diese Daten für Registrierungszwecke benötigst, kontaktiere bitte den Gast direkt.

Denke daran: Eine vollständige Kontoüberprüfung ist erforderlich, um Auszahlungen für alle Buchungen zu erhalten. Dies ist ein wichtiger Schritt für dein Account-Setup als Host.

Zusammenfassung

Die Kommunikation mit deinen Gästen ist essentiell für einen reibungslosen Check-in. Nutze mehrere Kontaktkanäle, sei proaktiv mit Informationen und wende dich an unser Support-Team, wenn du nicht weiterkommst. Mit guter Vorbereitung und klaren Ankunftsinformationen kannst du Kommunikationslücken minimieren und für ein positives Gasterlebnis sorgen.